Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen und schreitet rasch voran. Dank der schnellen technischen Entwicklungen und dem Einsatz innovativer Technologien ist es heutzutage möglich, viele Prozesse und Abläufe digital und dadurch effizienter zu gestalten.
Eine optimale Digitalisierung erfordert jedoch mehr als nur den Einsatz modernster Technologie. Um erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen eine Kultur der Innovation und des Fortschritts schaffen, die auf einer klaren Strategie basiert und eine effektive Umsetzung sicherstellt. Wie eine Prozessdigitalisierung daher erfolgreich umsetzbar ist, erfahren Sie hier.
Was versteht man unter Prozessdigitalisierung?
Unter Prozessdigitalisierung versteht man den Übergang von manuellen Arbeitsprozessen und Abläufen hin zu digitalen, automatisierten Prozessen, die durch technologische Lösungen unterstützt werden.
Diese Art der Digitalisierung kann in Unternehmen auf verschiedene Weise eingesetzt werden, um aufwendige und zeitintensive manuelle Prozesse zu vereinfachen oder zu automatisieren. Im Allgemeinen kann die Prozessdigitalisierung dazu beitragen, die Effizienz von Unternehmen zu steigern, Kosten zu senken und die Produktivität zu erhöhen.
Was ist der Vorteil von digitalen Prozessen?
Die Digitalisierung von Prozessen bietet eine Reihe von Vorteilen. Zunächst einmal können Unternehmen durch die Automatisierung manueller Prozesse Zeit und Kosten sparen und dadurch wiederum produktiver sein. Außerdem können digitale Prozesse dazu beitragen, Fehler zu reduzieren, da sie weniger anfällig für menschliche Irrtümer sind.
Übrigens: Die Digitalisierung von Prozessen hat in den vergangenen Monaten an Bedeutung gewonnen, insbesondere infolge der Corona-Pandemie – das zeigt auch eine Umfrage von Bitkom. Viele Unternehmen haben erkannt, dass digitale Prozesse erforderlich sind, um das Arbeiten im Homeoffice zu erleichtern.
Dennoch besteht erheblicher Nachholbedarf bei der Umsetzung konkreter Anwendungen, wie etwa der Digitalisierung von Dokumenten, dem Workflow-Management und der elektronischen Archivierung sowie beim Dokumentenmanagement.
Gründe für Digitalisierung von Geschäftsprozessen
Diese Gründe gibt es für die Digitalisierung von Prozessen:
1. Kosteneinsparungen: Durch die Automatisierung von Prozessen und die Verlagerung von manuellen Aufgaben in digitale Umgebungen können Unternehmen erhebliche Kosteneinsparungen erzielen.
2. Zeitersparnis: Autonome digitale Systeme sind in der Lage, komplexe Aufgaben, die menschliche Mitarbeiter in vielen Stunden oder Tagen erledigen müssten, innerhalb kurzer Zeit zu erledigen.
3. Erhöhung der Produktivität: Durch den Einsatz digitaler Technologien können Unternehmen ihre Produktivität steigern, indem sie schnellere und effizientere Prozesse einführen.
4. Verbesserte Kommunikation: Durch den Einsatz digitaler Technologien können Unternehmen die Kommunikation zwischen ihren Mitarbeitern und mit ihren Kunden verbessern und die Interaktion zwischen ihren Abteilungen, Teams und Standorten erleichtern.
5. Steigerung der Kundenzufriedenheit: Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ermöglicht es Unternehmen, Kundenbedürfnisse schneller und effizienter als je zuvor zu erfüllen und so eine bessere Kundenzufriedenheit zu erzielen.
6. Verbesserung der Datenanalysen: Mit digitalen Technologien können Unternehmen große Datenmengen analysieren und so wertvolle Erkenntnisse über Kundenbedürfnisse und Markttrends gewinnen.
Welche Geschäftsprozesse können digitalisiert werden?
Die Liste ist lang, denn es gibt so einige Prozessabläufe, die man digitalisieren kann:
1. Bestellungs-Abwicklung
Eine digitale Bestellabwicklung beinhaltet den Prozess, bei dem Kunden online oder über eine digitale Plattform Bestellungen aufgeben und die Zahlungen abwickeln. Der Prozess kann automatisiert werden, um den Prozess der Bestellabwicklung zu vereinfachen und zu beschleunigen. Dies kann eine schnellere und effizientere Verarbeitung von Bestellungen und eine bessere Kundenerfahrung bedeuten.
2. Rechnungsstellung
Bei der digitalen Rechnungsstellung handelt es sich um eine Möglichkeit, Rechnungen auf elektronischem Wege zu versenden. Hierzu wird ein Rechnungsprogramm verwendet, das die Rechnungsdaten erfasst und diese in ein digitales Format konvertiert.
Dieses kann dann an den Kunden versendet werden, entweder per E-Mail oder über ein Online-Portal. Der Kunde erhält dann eine Nachricht, die einen Link enthält, über den er die Rechnung aufrufen und ausdrucken kann. Der Kunde kann anschließend die Rechnung bezahlen, entweder über ein Online-Zahlungsportal oder durch Überweisung auf das Konto des Verkäufers.
3. Lieferprozesse
Ein digitaler Lieferprozess beinhaltet den Einsatz von Technologien wie Automatisierung, Datenverarbeitung sowie Kommunikation und Koordination verschiedener Akteure in einem Lieferprozess. Durch die Digitalisierung des Lieferprozesses können Unternehmen ihre Lieferzeiten verkürzen, Kosten senken und die Effizienz ihrer Lieferketten steigern.
4. Kundenservice
Der digitale Kundenservice ist ein Service, der Unternehmen hilft, Kunden schnell und effizient zu bedienen. Dies kann in Form von E-Mail-Kundendienst, Chat-Bots, in der Automatisierung von Workflows usw. geschehen. Diese Technologien helfen Unternehmen, die Kundenerfahrung zu verbessern und Kundenfragen schnell und effizient zu beantworten.
5. Mitarbeitereinsatzplanung
Die Digitalisierung der Mitarbeitereinsatzplanung kann dazu beitragen, die Produktivität zu steigern, die Kosten zu senken und die Effizienz von Abläufen zu verbessern. Dazu können Unternehmen digitale Plattformen oder Software verwenden, um die Planung und Koordinierung von Mitarbeitereinsätzen zu vereinfachen.
Diese Plattformen ermöglichen Mitarbeitern, ihre Zeit automatisch zu planen, zu verwalten und zu dokumentieren. Sie helfen auch den Managern, den Einsatz der Mitarbeiter besser zu überwachen und zu steuern.
6. Personalmanagement
Die Digitalisierung des Personalmanagements bedeutet, dass Unternehmen digitale Technologien einsetzen, um Personalprozesse zu automatisieren und zu optimieren. Dazu können Unternehmen digitale Tools wie HR-Software-Lösungen, Datenbanken, Cloud-Lösungen, Videokonferenzsysteme, Chat-Bots, mobile Apps usw. verwenden.
Diese Technologien helfen Unternehmen, schneller auf Veränderungen zu reagieren, die Produktivität zu steigern und Kosten zu senken. Darüber hinaus verbessern sie die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Managern und ermöglichen es Unternehmen, flexible Arbeitsmodelle einzuführen.
7. Produktionsplanung
Die Produktionsplanung kann durch digitale Tools wie Cloud-Lösungen, Datenbanken, ERP-Systeme, maschinelles Lernen umgesetzt werden. Diese Technologien helfen Unternehmen, Prozesse zu automatisieren, Ressourcen zu optimieren und die Kosten zu senken.
Weiterhin ermöglichen die digitalen Tools eine bessere Kommunikation zwischen allen Beteiligten und eine schnellere Reaktion auf Veränderungen. Dadurch können Unternehmen bessere Entscheidungen treffen und die Effizienz und Produktivität steigern.
8. Qualitätskontrolle
Die digitale Qualitätskontrolle ist ein Prozess, der dazu dient, die Qualität von Produkten oder Dienstleistungen zu überwachen und zu verbessern. Hierzu werden digitale Technologien wie maschinelles Lernen, KI-basierte Analysen, Datenbanken usw. verwendet.
Diese Technologien helfen Unternehmen, Prozesse zu automatisieren, Ressourcen zu optimieren und die Kosten zu senken. Überdies ermöglichen die digitalen Tools eine bessere Überwachung und Kontrolle des Produktionsprozesses. Dadurch können Unternehmen Fehler schneller erkennen und beheben, und die Qualität der Produkte verbessern.
9. Finanz- und Rechnungswesen
Das Finanz- und Rechnungswesen kann digitalisiert werden. Hierzu nutzen Unternehmen digitale Tools wie Buchhaltungssoftware, ERP-Systeme, Cloud-Lösungen usw. Diese Technologien helfen Unternehmen, Finanzprozesse zu automatisieren, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern. Ferner ermöglichen die digitalen Tools eine bessere Kontrolle über Finanzen und ermöglichen es Unternehmen, schneller auf Veränderungen zu reagieren. Dadurch können Unternehmen bessere Entscheidungen treffen und ihren Gewinn steigern.
10. Warenwirtschaft
Die digitale Warenwirtschaft ist ein Prozess zur Verwaltung des Warenbestands und zur Effizienzsteigerung in Lieferketten. Hierzu werden digitale Technologien wie ERP-Systeme, RFID-Systeme, Datenbanken usw. verwendet. Diese Technologien helfen Unternehmen, den Warenbestand zu verwalten und die Effizienz der Lieferketten zu steigern.
Weiterhin ermöglichen die digitalen Tools eine bessere Kontrolle über den Warenbestand und eine schnellere Reaktion auf Veränderungen. Dadurch können Unternehmen die Kosten senken und die Produktivität steigern.
11. Lagerverwaltung
Hierbei handelt es sich um die Planung, Kontrolle und Verwaltung von Lagerbeständen. Diese beinhalten die Bestandsaufnahme, die Überwachung der Lagerbestände, die Analyse der Bestandskosten und -renditen sowie die Optimierung der Lagerbestände, um die Effizienz und Rentabilität des Unternehmens zu steigern.
Es kann auch die Entwicklung von Lagerstrategien, die Einrichtung von Lagersystemen, die Analyse von Lagerbedarf und -verbrauch, die Kontrolle des Lagerbestands und andere ähnliche Aktivitäten beinhalten.
12. Vertriebssteuerung
Vertriebssteuerung ist ein Unternehmensprozess, der sich auf die Steuerung, Planung und Umsetzung von Vertriebsaktivitäten bezieht. Er beinhaltet die Koordination und Überwachung der Vertriebsaktivitäten und die Entwicklung eines Verkaufsplans, um sicherzustellen, dass die Ziele des Unternehmens erreicht werden.
Er kann auch die Einrichtung von Verkaufsstrategien und -systemen, die Aufrechterhaltung der Vertriebsaktivitäten, die Kontrolle der Vertriebsergebnisse, die Durchführung von Vertriebsanalysen und andere ähnliche Aktivitäten beinhalten.
13. Datenmanagement
Datenmanagement ist der Prozess der Verwaltung von Daten und Informationen über ein bestimmtes System. Es umfasst die Planung, Organisation, Speicherung, Sicherung, Verarbeitung, Verteilung und Analyse von Daten sowie deren Verwendung und Kontrolle. Es kann auch die Erstellung von Berichten und Analysen für die Planung und Entscheidungsfindung beinhalten.
14. Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagement ist ein systematisches, digitales Verfahren zur Verwaltung, Organisation und Speicherung von Dokumenten. Es soll das Erstellen, Senden, Verfolgen und Archivieren von Dokumenten vereinfachen und die Produktivität und Effizienz erhöhen.
15. Projektmanagement
Projektmanagement bezeichnet die Anwendung von methodischen Prozessen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Techniken, um Projekte erfolgreich zu planen, zu steuern und zu beenden. Es konzentriert sich darauf, Projektziele zu erreichen, indem Ressourcen, Zeit und Kosten effektiv verwaltet werden.
16. Reporting
Reporting bezeichnet das Sammeln, Organisieren und Auswerten von Daten, um Unternehmensleistungen und Ergebnisse zu messen und zu bewerten. Es umfasst normalerweise die Erstellung von Berichten und Dashboards, die das Management bei der Entscheidungsfindung unterstützen.
17. E-Mail-Marketing
E-Mail-Marketing bezeichnet den Einsatz von E-Mails als Marketing-Instrument, um potenzielle Kunden zu erreichen, zu informieren und zu gewinnen. Es kann für verschiedene Zwecke verwendet werden, darunter die Generierung von Leads, die Vermarktung von Produkten und Dienstleistungen, der Aufbau von Kundenbeziehungen und das Engagement von Kunden.
18. Social-Media-Marketing
Social-Media-Marketing ist eine Form des Online-Marketings, bei der Unternehmen versuchen, über soziale Netzwerke wie Facebook, Instagram, Twitter, YouTube und andere mehr Kunden zu erreichen, ihre Marke zu fördern und neue Produkte und Dienstleistungen zu bewerben. Es umfasst auch die Interaktion mit Kunden, um ihre Bedürfnisse zu verstehen und sie mit den richtigen Produkten und Dienstleistungen zu versorgen.
19. E-Commerce
E-Commerce ist die Abwicklung von Geschäften über das Internet. Es umfasst alle Arten von Transaktionen, von der Vermarktung von Produkten bis hin zur Lieferung von Dienstleistungen. Es ermöglicht Unternehmen, ihre Produkte und Dienstleistungen über das World Wide Web zu verkaufen, zu kaufen, zu verwalten und zu verfolgen.
20. Supply-Chain-Management
Supply-Chain-Management (SCM) ist ein strategischer Ansatz zur Optimierung der Flussbewegung von Waren und Dienstleistungen. Es umfasst die Planung und Steuerung der gesamten Wertschöpfungskette, von der Beschaffung von Rohstoffen und Komponenten über die Produktion und Verteilung bis zum Verkauf von Endprodukten an Kunden.
Das Ziel ist es, die Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern, indem ein reibungsloser Ablauf von Produkten und Dienstleistungen sichergestellt wird.
Wie genau funktioniert Digitalisierung und welche Schritte umfasst sie?
Die Digitalisierung beinhaltet die Umwandlung analoger Daten in digitale Daten, die dann für eine Vielzahl von Zwecken verwendet werden können. Sie umfasst auch die Automatisierung manueller Prozesse und die Verlagerung von Aufgaben in digitale Umgebungen. Die wichtigsten Schritte zur Digitalisierung sind:
1. Identifizieren Sie die Ziele und Zwecke der Digitalisierung.
Um die Ziele und Zwecke der Digitalisierung zu identifizieren, sollten Unternehmen zuerst eine Bestandsaufnahme ihrer aktuellen Geschäftsprozesse und -strategien durchführen. Danach sollten sie sich überlegen, welche Ziele und Zwecke sie mit der Digitalisierung erreichen möchten.
Beispiele für Ziele und Zwecke der Digitalisierung können Kosteneinsparungen, die Steigerung der Produktivität, die Verbesserung der Kundenzufriedenheit, die Optimierung von Datenanalysen, die Verbesserung der Kommunikation und die Erhöhung der Flexibilität sein.
2. Wählen Sie die richtigen Technologien und Tools aus, die Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen.
Um die richtigen Technologien und Tools auszuwählen, müssen Unternehmen die Anforderungen und Erwartungen an die Digitalisierungsprojekte verstehen und analysieren. Sie müssen auch die Funktionen und Eigenschaften der verschiedenen Technologien und Tools bewerten, um herauszufinden, welche am besten zu den Anforderungen und Erwartungen passen. Außerdem müssen sie die Kosten der Technologien und Tools berücksichtigen, um eine kosteneffiziente Implementierung zu gewährleisten.
3. Implementieren Sie die Technologien und Tools entsprechend den Anforderungen und Erwartungen.
Nachdem die richtigen Technologien und Tools ausgewählt wurden, müssen sie entsprechend den Anforderungen und Erwartungen implementiert werden. Dazu müssen Unternehmen ein Projektmanagement-Team einrichten, das die Implementierung überwacht und sicherstellt, dass alle benötigten Ressourcen bereitgestellt werden.
Ebenfalls müssen Unternehmen einen Plan für die Implementierung erstellen und entsprechende Tests und Analysen durchführen, um die Effektivität und Effizienz der Implementierung zu bewerten.
4. Führen Sie Tests und Analysen durch, um die Effektivität und Effizienz der Implementierung zu bewerten.
Um die Effektivität und Effizienz der Implementierung zu bewerten, sollte man Tests und Analysen durchführen. Hierzu dienen sogenannte Funktionstests. Diese stellen sicher, dass alle Tools ordnungsgemäß funktionieren.
5. Optimieren Sie die Implementierung nach Bedarf.
Nachdem die Tests und Analysen durchgeführt wurden, muss die Implementierung optimiert werden, um die Leistung zu verbessern und Probleme zu beheben. Dazu sollten Unternehmen Fehlersuche-Tools und Performance-Optimierungs-Tools verwenden, um Probleme zu identifizieren und zu beheben.
6. Messen und verfolgen Sie die Ergebnisse, um die Leistung zu verbessern.
Eine stetige Kontrolle der Ergebnisse ist nötig, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen. Mit einer einfachen Umstellung ist es nicht getan. Systeme müssen gewartet, aktualisiert und an sich verändernde Umstände angepasst werden.
Wie sich die Digitalisierung auf die Unternehmenskultur auswirkt
Die Digitalisierung hat einen signifikanten Einfluss auf die Unternehmenskultur. Durch die Einführung digitaler Technologien und Tools kann die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und Führungskräften verbessert und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und Teams erleichtert werden.
Dadurch wird die Unternehmenskultur flexibler und dynamischer, was zu einer höheren Produktivität und einem besseren Kundenservice führt. Ebenso ermöglicht die Digitalisierung den Mitarbeitern einen größeren Einblick in die unternehmensweiten Prozesse und eröffnet ihnen neue Möglichkeiten, ihre Fähigkeiten zu verbessern und zu erweitern.
Fazit – Die Waterproof Web Wizards als Partner für Prozessdigitalisierung
Sie wissen nun, was Prozessdigitalisierung genau ist und warum sie so wichtig ist. Wenn Sie für die Umsetzung Ihrer Prozessdigitalisierung überlegen, mit einer Agentur zusammenzuarbeiten, können wir Sie dabei unterstützen.
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